Le Plan de Continuité d’Activité (PCA), plus que jamais incontournable
Deux entreprises sur trois ne survivent pas à un sinistre majeur dans leurs locaux, révèle une étude de l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles). Si l’immense majorité d’entre elles disposent d’une assurance adaptée à leur activité, leurs bâtiments et leurs matériels, l’indemnisation peut ne pas couvrir tous les dommages, ni la perte d’exploitation. Il est à noter que la perte d’exploitation n’est assurée qu’à certaines conditions, dont l’existence d’un PCA pertinent et actualisé.
Le PCA, qu’est-ce que c’est ?
PCA, 3 lettres pour un Plan de Continuité d’Activité qui doit englober à la fois la maîtrise des vulnérabilités de l’entreprise, la gestion des crises quand elles surviennent et la reprise d’activité. En cas de sinistre de quelque nature qu’il soit, l’entreprise doit anticiper et mener une large réflexion pour élaborer une stratégie visant à faire face, selon des priorités définies, à toute circonstance exceptionnelle pouvant rompre sa capacité à produire et de fait à assurer sa pérennité.
Le plan de continuité d'activité (PCA) est un ensemble de mesures et de procédures élaborées par une organisation pour assurer la continuité de ses opérations en cas d'incident majeur ou de catastrophe qui pourrait perturber ses activités normales. Le PCA vise à minimiser les perturbations, à réduire les temps d'arrêt et à limiter les impacts financiers et opérationnels sur l'entreprise.
Un plan de continuité d'activité comprend en général :
1. Une analyse des risques pour évaluer les risques potentiels auxquels l'organisation est exposée, telles que les catastrophes naturelles, les pannes de système, les cyberattaques...
2. L’identification des processus critiques afin d’identifier les activités et les processus essentiels à la poursuite des opérations de l'entreprise (production, gestion des stocks, communication avec les clients...)
3. La définition des objectifs de reprise visant à établir des objectifs de temps de reprise (RTO - Recovery Time Objective) et des objectifs de point de reprise (RPO - Recovery Point Objective) pour chaque processus critique. Le RTO définit le délai maximal acceptable pour le rétablissement des opérations, tandis que le RPO détermine la quantité de données pouvant être perdue lors de la reprise.
4. La mise en place de mesures préventives pour réduire les risques, telles que la sauvegarde régulière des données, l'installation de systèmes de sécurité, l'élaboration de politiques de gestion des crises, etc.
5. Le développement de plans d'urgence détaillés pour chaque scénario identifié, en décrivant les actions spécifiques à entreprendre, les responsabilités assignées, les ressources nécessaires, les moyens de communication, etc.
6. La planification de la reprise des activités visant à déterminer les mesures à prendre pour rétablir rapidement les opérations après un incident. Cela peut inclure la mobilisation d'une équipe de réponse d'urgence, la récupération des données, la mise en place d'un site de secours, etc.
7. Des tests et validations à effectuer régulièrement sous forme d’exercices de simulation et des tests pour évaluer l'efficacité du PCA. Cela permet d'identifier les lacunes et de mettre à jour les procédures si nécessaire.
8. La formation du personnel aux procédures d'urgence et de reprise des activités afin qu'il soit prêt à agir en cas d'incident.
9. La documentation et la mise à jour de toutes les procédures, en s'assurant que les informations sont accessibles et compréhensibles pour tous les membres de l'organisation.
Un plan de continuité d'activité efficace est essentiel pour assurer la résilience et la survie d'une organisation face aux interruptions imprévues. Il est recommandé de le revoir régulièrement et de l'adapter en fonction de l'évolution des risques et des changements dans l'organisation.
Le contrat d’entiercement, partie intégrante du PCA
L'intégration du contrat d’entiercement (ou escrow agreement) dans le plan de continuité d'activité d'une entreprise est une mesure supplémentaire pour assurer la continuité opérationnelle des équipements ou logiciels critiques dans des circonstances exceptionnelles.
L’escrow agreement est un contrat qui implique le dépôt d'actifs ou de données chez une tierce partie neutre (l'agent d'entiercement) jusqu'à la réalisation de certaines conditions convenues entre les parties impliquées.
Comment intégrer un contrat d’entiercement dans un PCA ?
1. Identifier les actifs numériques critiques pour l’entreprise, à savoir les équipements ou logiciels clés spécifiques sans lesquels l’entreprise ne peut fonctionner normalement.
2. Sélectionner un agent d'entiercement spécialisé (CONTINEW par exemple).
3. Rédiger le contrat d'entiercement détaillé qui spécifie clairement les conditions (appelées aussi clauses libératoires), les responsabilités et les délais associés à la libération des actifs. Les clauses doivent inclure les conditions de déclenchement, les procédures de vérification...
4. Intégrer l’escrow agreement dans le PCA. Il est capital de documenter clairement l'utilisation de l'accord d'entiercement, les procédures d'accès aux actifs détenus par l'agent d'entiercement, les étapes à suivre pour demander la libération des actifs...
5. Effectuer des tests et validations pour tester l'efficacité de l'accord d'entiercement en conjonction avec le plan de continuité d'activité. Cela peut aider à identifier les lacunes ou les problèmes potentiels et à les corriger avant qu'un réel incident ne se produise.
6. Faire des mises à jour régulières des éléments déposés dans le cadre du contrat d’entiercement, des parties impliquées ou des réglementations en vigueur.
L'intégration d'un contrat d'entiercement dans le plan de continuité d'activité offre une assurance supplémentaire quant à la disponibilité des actifs essentiels dans des situations exceptionnelles.
Pour aller plus loin :
Le contrat d’entiercement spécialisé pour les logiciels clés et équipements spécifiques